Abmahnung Muster – kostenlose Vorlage für Arbeitgeber

 

Eine Abmahnung ist die formelle Rüge eines Fehlverhaltens des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber verbunden mit dem Hinweis, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses bei Wiederholung gefährdet ist. Sie ist in vielen Fällen Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Damit die Abmahnung wirksam ist und ihre Warnfunktion erfüllt, muss sie bestimmte inhaltliche Anforderungen erfüllen. Nachfolgend finden Sie ein kostenloses Muster einer Abmahnung mit anwaltlichen Hinweisen zur richtigen Verwendung.

Das Wichtigste zur Abmahnung

• Schriftform: Eine Abmahnung ist zwar grundsätzlich auch mündlich möglich, aus Beweisgründen sollte sie jedoch stets schriftlich erfolgen.
• Rügefunktion: Die Abmahnung muss das beanstandete Verhalten konkret und präzise beschreiben – Datum, Uhrzeit und Ort des Vorfalls müssen genannt werden.
• Warnfunktion: Die Abmahnung muss ausdrücklich darauf hinweisen, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses bei erneutem gleichartigen Fehlverhalten gefährdet ist und insbesondere eine Kündigung ausgesprochen werden kann.
• Keine rechtliche Begründung erforderlich: Der Arbeitgeber muss die Abmahnung nicht rechtlich begründen oder argumentativ rechtfertigen. Entscheidend ist jedoch die konkrete und präzise Darstellung der tatsächlichen Umstände des Fehlverhaltens.
• Personalakte: Die Abmahnung kann zur Personalakte genommen werden. Der Arbeitnehmer hat das Recht, eine Gegendarstellung beizufügen.
• Zeitnah aussprechen: Die Abmahnung sollte zeitnah nach dem Vorfall ausgesprochen werden. Eine zu lange Wartezeit kann die Glaubwürdigkeit der Abmahnung beeinträchtigen.

Muster einer Abmahnung

Hinweis: Bitte passen Sie das Muster auf Ihren individuellen Einzelfall an. Insbesondere müssen der konkrete Vorfall, Datum, Uhrzeit und Ort des Fehlverhaltens präzise eingetragen werden. Verwenden Sie nur Tatsachen, die Sie im Streitfall beweisen können.

[Firmenbriefkopf des Arbeitgebers]

An
Herrn/Frau ………………………………
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]

[Ort], den [Datum]

Abmahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr ………………………………,

hiermit mahnen wir Sie wegen folgenden Verhaltens ab:

Am ………………… (Datum) um ………………… Uhr haben Sie ………………… (genaue Beschreibung des beanstandeten Verhaltens, z.B. Ihren Arbeitsplatz ohne Genehmigung verlassen / die Ihnen übertragene Aufgabe X nicht erfüllt / sich gegenüber dem Kunden Y in unangemessener Weise verhalten).

Dieses Verhalten stellt eine Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten dar (hier genau beschreiben, wie sich der Arbeitnehmer hätte richtig hätte verhalten müssen).

Wir fordern Sie auf, dieses Verhalten künftig zu unterlassen.

Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass im Wiederholungsfall der Bestand Ihres Arbeitsverhältnisses gefährdet ist und insbesondere eine Kündigung ausgesprochen werden kann.

Diese Abmahnung wird zu Ihrer Personalakte genommen.

Mit freundlichen Grüßen

…………………………………………………………
(Original-Unterschrift des Arbeitgebers / Vertretungsberechtigten)

—————————————————————————

Hiermit bestätige ich, [Name des Arbeitnehmers], die Abmahnung vom ………………… am ………………… erhalten zu haben.

[Ort], [Datum], Unterschrift Arbeitnehmer

Anmerkungen zum Muster – was Arbeitgeber beachten müssen

1. Funktion der Abmahnung

Die Abmahnung erfüllt im Arbeitsrecht zwei Funktionen: Sie rügt ein konkretes Fehlverhalten (Rügefunktion) und warnt den Arbeitnehmer, dass bei Wiederholung der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist (Warnfunktion). Fehlt eine dieser beiden Funktionen, ist die Abmahnung unwirksam und kann eine spätere Kündigung nicht stützen. Die Abmahnung ist kein Gestaltungsakt, sondern die Ausübung eines vertraglichen Rügerechts.

2. Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens

Die wichtigste inhaltliche Anforderung an eine wirksame Abmahnung ist die präzise Beschreibung des beanstandeten Verhaltens. Allgemeine Formulierungen wie „Sie haben Ihre Pflichten verletzt“ reichen nicht aus. Datum, Uhrzeit, Ort und die genaue Art des Fehlverhaltens müssen so konkret beschrieben werden, dass der Arbeitnehmer eindeutig erkennt, welches Verhalten beanstandet wird. Nur dann kann er sein Verhalten anpassen. Weiter muss auch genau beschrieben werden, wie sich der Arbeitnehmer hätte richtig verhalten müssen.

3. Warnfunktion muss klar erkennbar sein

Die Abmahnung muss deutlich erkennbar machen, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses bei Wiederholung gefährdet ist. Allgemeine Formulierungen wie „wir behalten uns arbeitsrechtliche Konsequenzen vor“ oder „wir ziehen Konsequenzen in Betracht“ sind nach herrschender Meinung nicht ausreichend. Das Muster enthält daher die klare Formulierung, dass im Wiederholungsfall „der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist und insbesondere eine Kündigung ausgesprochen werden kann.“

4. Nur beweisbare Tatsachen

In die Abmahnung dürfen nur Tatsachen aufgenommen werden, die der Arbeitgeber im Streitfall auch beweisen kann. Behauptungen, die nicht bewiesen werden können, schwächen die Abmahnung und können im Kündigungsschutzprozess zum Problem werden. Im Zweifel sollten Zeugen benannt oder andere Beweise gesichert werden, bevor die Abmahnung ausgesprochen wird.

5. Zeitnah aussprechen

Die Abmahnung sollte möglichst zeitnah nach dem Vorfall ausgesprochen werden. Eine zu lange Wartezeit kann den Eindruck erwecken, dass der Arbeitgeber das Verhalten nicht als so schwerwiegend betrachtet, und kann die Glaubwürdigkeit der Abmahnung beeinträchtigen. Es gibt zwar keine gesetzliche Ausschlussfrist, aber ein langes Zuwarten kann Vertrauensschutzgesichtspunkte zugunsten des Arbeitnehmers begründen.

6. Zugang der Abmahnung

Die Abmahnung muss dem Arbeitnehmer zugehen. Empfehlenswert ist der Einwurf durch einen Zeugen in den Briefkasten des Arbeitnehmers oder die persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung. Das Muster enthält eine entsprechende Empfangsbestätigung.

7. Abmahnung und spätere Kündigung

Für eine verhaltensbedingte Kündigung ist in der Regel mindestens eine einschlägige Abmahnung erforderlich. „Einschlägig“ bedeutet, dass die Abmahnung dasselbe oder ein gleichartiges Fehlverhalten betreffen muss wie die spätere Kündigung. Eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens berechtigt nicht zur Kündigung wegen eines völlig anderen Pflichtverstoßes. Mit zunehmendem Zeitablauf verliert eine Abmahnung regelmäßig ihre Warnfunktion; ob sie noch berücksichtigt werden kann, hängt vom Einzelfall ab – insbesondere von der Schwere des Verstoßes und dem weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses.

8. Gegendarstellung und Entfernung aus der Personalakte

Der Arbeitnehmer hat das Recht, eine Gegendarstellung zur Abmahnung zu verfassen und diese zur Personalakte nehmen zu lassen. Er kann außerdem die Entfernung einer unberechtigten, formell oder inhaltlich fehlerhaften, pauschalen oder unverhältnismäßigen Abmahnung aus der Personalakte verlangen – zunächst beim Arbeitgeber, notfalls auch gerichtlich. Die Anspruchsgrundlage ergibt sich aus der entsprechenden Anwendung von §§ 242, 1004 BGB sowie der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Arbeitgeber sollten daher nur gerechtfertigte und beweisbare Abmahnungen aussprechen.

9. Wann ist keine Abmahnung erforderlich?

In besonders schwerwiegenden Fällen kann eine Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung wirksam sein. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um steuerbares Verhalten im Leistungs- oder Vertrauensbereich handelt, bei dem von vornherein klar ist, dass eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist, oder wenn die Pflichtverletzung so gravierend ist, dass die Hinnahme für den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen ist. In diesen Fällen kommt auch eine außerordentliche fristlose Kündigung in Betracht.

Was der Arbeitnehmer nach einer Abmahnung tun sollte

Erhält ein Arbeitnehmer eine Abmahnung, sollte er diese nicht einfach hinnehmen, wenn er sie für ungerechtfertigt hält. Er kann eine schriftliche Gegendarstellung verfassen und diese zur Personalakte nehmen lassen. Außerdem kann er beim Arbeitgeber die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen – notfalls auch gerichtlich. Als Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin berate ich Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei allen Fragen rund um die Abmahnung. Nehmen Sie gerne Kontakt auf.

FAQ – häufig gestellte Fragen zur Abmahnung

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?
Eine Abmahnung ist die schriftliche Rüge eines Fehlverhaltens des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber, verbunden mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses bei Wiederholung gefährdet ist. Sie ist in der Regel Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.

Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Nein, eine Abmahnung ist grundsätzlich auch mündlich möglich. Aus Beweisgründen sollte sie jedoch immer schriftlich ausgesprochen werden, da der Arbeitgeber im Streitfall das Vorliegen der Abmahnung beweisen muss.

Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung erforderlich?
Es gibt keine gesetzliche Regelung, die eine bestimmte Anzahl von Abmahnungen vorschreibt. In der Regel reicht eine einschlägige Abmahnung aus. Bei besonders schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann sogar auf eine Abmahnung verzichtet werden.

Kann der Arbeitnehmer die Entfernung einer Abmahnung verlangen?
Ja. Ist eine Abmahnung sachlich unrichtig, formell unwirksam, pauschal oder unverhältnismäßig, kann der Arbeitnehmer die Entfernung aus der Personalakte verlangen – zunächst beim Arbeitgeber, notfalls auch gerichtlich. Die Anspruchsgrundlage ergibt sich aus §§ 242, 1004 BGB.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Es gibt keine gesetzliche Regelung zur Aufbewahrungsdauer. Mit zunehmendem Zeitablauf verliert eine Abmahnung regelmäßig ihre Warnfunktion. Ob sie für eine spätere Kündigung noch herangezogen werden kann, hängt vom Einzelfall ab – insbesondere von der Schwere des Verstoßes und dem weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses.

Kann man nach einer Abmahnung direkt gekündigt werden?
Eine Kündigung direkt nach einer Abmahnung ist möglich, wenn der Arbeitnehmer das abgemahnte Verhalten wiederholt. Bei erstmaligem Fehlverhalten ist in der Regel zunächst eine Abmahnung auszusprechen, bevor eine Kündigung in Betracht kommt.

Was ist der Unterschied zwischen Abmahnung und Kündigung?
Die Abmahnung beendet das Arbeitsverhältnis nicht – sie warnt den Arbeitnehmer und gibt ihm die Chance, sein Verhalten zu ändern. Erst wenn der Arbeitnehmer das abgemahnte Verhalten wiederholt, kann der Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen.

Rechtsanwalt Andreas Martin – Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin