Kündigungsschreiben des Arbeitgebers – kostenlose Vorlage & Muster

Ein Kündigungsschreiben des Arbeitgebers beendet das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer ordentlich – also unter Einhaltung der gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist. Damit die Kündigung wirksam ist, müssen mehrere formale Voraussetzungen erfüllt sein: Schriftform, eigenhändige Unterschrift und beweissicherer Zugang beim Arbeitnehmer. Nachfolgend finden Sie ein kostenloses Muster eines Kündigungsschreibens des Arbeitgebers mit anwaltlichen Hinweisen zur richtigen Verwendung.

 

Das Wichtigste zur Arbeitgeberkündigung

• Schriftform: Eine Kündigung muss zwingend schriftlich erfolgen. E-Mail, Fax oder WhatsApp sind nicht ausreichend – die Kündigung ist dann nichtig.
• Unterschrift: Das Kündigungsschreiben muss im Original eigenhändig unterzeichnet sein.
• Kündigungsgrund: Im Kündigungsschreiben selbst muss kein Kündigungsgrund angegeben werden. Es empfiehlt sich sogar, keinen zu nennen.
• Kündigungsfrist: Der Arbeitgeber muss die gesetzlichen Kündigungsfristen nach § 622 BGB einhalten. Diese verlängern sich mit zunehmender Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers. Ausnahme: Tarifvertrag
• Kündigungsschutz: In Betrieben mit mehr als 10 Arbeitnehmern und bei einer Beschäftigungsdauer von mehr als 6 Monaten greift das Kündigungsschutzgesetz. Die Kündigung muss dann sozial gerechtfertigt sein.
• Sonderkündigungsschutz: Für bestimmte Personengruppen gelten besondere Kündigungsverbote – etwa für Schwangere, Arbeitnehmer in Elternzeit, schwerbehinderte Menschen und Betriebsratsmitglieder. Hier ist besondere Vorsicht geboten.
• Zugang: Die Kündigung muss dem Arbeitnehmer beweissicher zugehen. Der Einwurf durch einen Zeugen in den Briefkasten des Arbeitnehmers ist empfehlenswert.

Muster eines Kündigungsschreibens des Arbeitgebers

Hinweis: Bitte passen Sie das Muster auf Ihren individuellen Einzelfall an. Tragen Sie insbesondere den richtigen Namen und die Adresse des Arbeitnehmers, das Datum des Arbeitsvertrags und den korrekten Kündigungstermin ein.

[Firmenbriefkopf des Arbeitgebers]

An
Herrn/Frau ………………………………
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]

[Ort], den [Datum]

Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte/r Frau/Herr ………………………………,

hiermit kündigen wir das zwischen uns bestehende Arbeitsverhältnis, begründet durch den Arbeitsvertrag vom ………………… (Datum des Arbeitsvertrags), ordentlich und fristgerecht zum ………………… (Kündigungstermin), hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Zur Aufrechterhaltung ungekürzter Ansprüche auf Arbeitslosengeld sind Sie verpflichtet, sich innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis dieses Schreibens, spätestens jedoch drei Monate vor der Vertragsbeendigung bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden. Weiterhin wird auf die Pflicht zur eigenen aktiven Beschäftigungssuche hingewiesen.

Mit freundlichen Grüßen

…………………………………………………………
(Original-Unterschrift des Arbeitgebers / Vertretungsberechtigten)

—————————————————————————

Hiermit bestätige ich, [Name des Arbeitnehmers], die Kündigung vom ………………… am ………………… erhalten zu haben.

[Ort], [Datum], Unterschrift Arbeitnehmer

Anmerkungen zum Muster – was Arbeitgeber beachten müssen

1. Kein Kündigungsgrund im Schreiben

Das Muster enthält bewusst keinen Kündigungsgrund. Zwar ist die Angabe eines Grundes nicht zwingend erforderlich, sie schadet aber häufig: Wer einen Grund nennt, schränkt sich im späteren Kündigungsschutzprozess ein und kann nur schwer auf einen anderen Grund wechseln. Arbeitgeber sind daher gut beraten, im Kündigungsschreiben keinen Grund anzugeben.

2. Kündigungsfrist richtig berechnen

Die gesetzliche Grundkündigungsfrist für den Arbeitgeber beträgt gemäß § 622 Abs. 1 BGB vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Mit zunehmender Betriebszugehörigkeit verlängert sich die Frist nach § 622 Abs. 2 BGB wie folgt – wobei die Kündigung stets nur zum Monatsende ausgesprochen werden kann:

• nach 2 Jahren: 1 Monat zum Monatsende
• nach 5 Jahren: 2 Monate zum Monatsende
• nach 8 Jahren: 3 Monate zum Monatsende
• nach 10 Jahren: 4 Monate zum Monatsende
• nach 12 Jahren: 5 Monate zum Monatsende
• nach 15 Jahren: 6 Monate zum Monatsende
• nach 20 Jahren: 7 Monate zum Monatsende

Während der Probezeit (längstens 6 Monate) gilt gemäß § 622 Abs. 3 BGB eine verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen – ohne Bindung an einen bestimmten Kündigungstermin.

Da die Berechnung fehlerträchtig ist, sollte die Kündigung immer auch hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt ausgesprochen werden. So ist sichergestellt, dass die Kündigung auch bei einem Berechnungsfehler zum richtigen Termin wirkt.

3. Kündigungsschutz beachten

In Betrieben mit mehr als 10 Arbeitnehmern und bei einer Beschäftigungsdauer von mehr als sechs Monaten greift das Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Die Kündigung muss dann sozial gerechtfertigt sein – also betriebs-, personen- oder verhaltensbedingte Gründe haben. Liegt kein ausreichender Kündigungsgrund vor, kann der Arbeitnehmer erfolgreich Kündigungsschutzklage erheben. Die Klage muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung beim Arbeitsgericht eingereicht werden.

4. Sonderkündigungsschutz

Für bestimmte Personengruppen gelten besondere Kündigungsverbote, die der Arbeitgeber zwingend beachten muss. Ein Verstoß führt zur Unwirksamkeit der Kündigung oder kann eine Ordnungswidrigkeit darstellen:

• Schwangere und Mütter (§ 17 MuSchG): Die Kündigung einer schwangeren Arbeitnehmerin sowie einer Mutter bis vier Monate nach der Entbindung ist grundsätzlich verboten. Eine Ausnahme ist nur mit behördlicher Genehmigung möglich (in Berlin: zuständiges Bezirksamt).
• Elternzeit (§ 18 BEEG): Während der Elternzeit ist die Kündigung grundsätzlich unzulässig. Eine Ausnahme erfordert die Zulassung durch die zuständige Behörde.
• Schwerbehinderte Arbeitnehmer (§ 178 SGB IX): Vor jeder Kündigung eines schwerbehinderten Arbeitnehmers (Grad der Behinderung ≥ 50 oder Gleichstellung) muss das Integrationsamt zustimmen. Eine Kündigung ohne vorherige Zustimmung ist unwirksam.
• Betriebsratsmitglieder (§ 103 BetrVG): Mitglieder des Betriebsrats können nicht ordentlich gekündigt werden. Eine außerordentliche Kündigung ist nur mit Zustimmung des Betriebsrats oder durch gerichtliche Ersetzung möglich.
• Auszubildende (§ 22 BBiG): Nach Ablauf der Probezeit können Auszubildende nicht mehr ordentlich gekündigt werden. Zulässig ist nur eine außerordentliche Kündigung oder eine Kündigung wegen Aufgabe der Berufsausbildung.

5. Betriebsrat anhören

Existiert im Betrieb ein Betriebsrat, muss dieser vor jeder Kündigung ordnungsgemäß angehört werden (§ 102 BetrVG). Eine Kündigung ohne vorherige Betriebsratsanhörung ist unwirksam. Der Betriebsrat hat je nach Art der Kündigung drei bis sieben Tage Zeit zur Stellungnahme. Seine Zustimmung ist nicht erforderlich – die Anhörung allein ist entscheidend.

6. Schriftform und Zugang

Die Kündigung muss dem Arbeitnehmer im Original – mit eigenhändiger Unterschrift – zugehen. E-Mail oder Fax sind nicht ausreichend; eine so übermittelte Kündigung ist nichtig. Für den Nachweis des Zugangs empfiehlt sich der Einwurf durch einen Zeugen in den Briefkasten des Arbeitnehmers. Wichtig: Die Kündigung sollte nicht erst spät am letzten Fristtag eingeworfen werden, da der Zugang dann erst am nächsten Tag gilt – wobei auch ein Samstag als Zugangstag zählt. Lediglich an Sonn- und Feiertagen erfolgt der Zugang erst am darauffolgenden Werktag.

7. Hinweis auf Arbeitssuchendmeldung

Das Muster enthält einen Hinweis auf die Pflicht zur Arbeitssuchendmeldung nach § 38 SGB III. Dieser Hinweis ist zwar nicht Wirksamkeitsvoraussetzung der Kündigung, gehört aber zur guten Praxis und schützt den Arbeitnehmer vor einer Sperrzeit beim Arbeitslosengeld.

8. Empfangsbestätigung

Das Muster enthält eine optionale Empfangsbestätigung. Diese kann nützlich sein, wenn die Kündigung persönlich übergeben wird. Sie ersetzt jedoch keinen förmlichen Zugangsnachweis und sollte nicht als alleiniger Beleg verwendet werden.

Was der Arbeitnehmer nach Erhalt einer Kündigung tun sollte

Erhält ein Arbeitnehmer eine Kündigung durch den Arbeitgeber, sollte er schnell handeln: Die Kündigungsschutzklage muss zwingend innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung beim Arbeitsgericht eingereicht werden. Wer diese Frist versäumt, verliert in der Regel das Recht, die Unwirksamkeit der Kündigung geltend zu machen. Außerdem sollte der Arbeitnehmer sich umgehend bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend melden, um eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld zu vermeiden.

Als Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin berate ich sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei allen Fragen rund um die Kündigung. Wenn Sie eine Kündigung erhalten haben oder eine Kündigung aussprechen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt auf.

FAQ – häufig gestellte Fragen zur Arbeitgeberkündigung

Muss der Arbeitgeber einen Kündigungsgrund angeben?
Nein. Im Kündigungsschreiben selbst muss kein Grund angegeben werden. Im Geltungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes muss jedoch ein sozial gerechtfertigter Grund vorliegen – er muss aber nicht im Schreiben stehen.

Was ist der Unterschied zwischen ordentlicher und außerordentlicher Kündigung?
Bei der ordentlichen Kündigung wird das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der Kündigungsfrist beendet. Bei der außerordentlichen, fristlosen Kündigung endet das Arbeitsverhältnis sofort – hierfür ist ein wichtiger Grund nach § 626 BGB erforderlich.

Welche Kündigungsfristen muss der Arbeitgeber einhalten?
Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 Abs. 1 BGB). Sie verlängert sich gestaffelt mit der Betriebszugehörigkeit: nach 2 Jahren auf 1 Monat, nach 5 Jahren auf 2 Monate, nach 8 Jahren auf 3 Monate, nach 10 Jahren auf 4 Monate, nach 12 Jahren auf 5 Monate, nach 15 Jahren auf 6 Monate und nach 20 Jahren auf 7 Monate – jeweils zum Monatsende. In der Probezeit (längstens 6 Monate) gilt eine Frist von zwei Wochen ohne festen Kündigungstermin.

Kann der Arbeitnehmer gegen die Kündigung vorgehen?
Ja. Der Arbeitnehmer kann innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht erheben. Häufig endet das Verfahren mit einem Vergleich und der Zahlung einer Abfindung.

Was ist eine soziale Rechtfertigung der Kündigung?
Im Geltungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes muss die Kündigung sozial gerechtfertigt sein. Das bedeutet, es müssen betriebsbedingte, personenbedingte oder verhaltensbedingte Gründe vorliegen. Fehlt ein solcher Grund, ist die Kündigung unwirksam.

Gibt es Arbeitnehmer, die besonderen Kündigungsschutz genießen?
Ja. Schwangere, Arbeitnehmer in Elternzeit, schwerbehinderte Menschen, Betriebsratsmitglieder und Auszubildende nach der Probezeit genießen besonderen Kündigungsschutz. Hier gelten zusätzliche Voraussetzungen oder behördliche Genehmigungspflichten. Ohne Beachtung dieser Sonderregeln ist die Kündigung unwirksam.

Rechtsanwalt Andreas Martin – Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin