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Lohnbescheinigung und Lohnabrechnung – was man wissen sollte!
Fachanwalt für Arbeitsrecht Andreas Martin – Berlin
Was ist eine Lohnbescheinigung?
Eine Lohnbescheinigung ist eine Entgeltabrechnung des Arbeitgebers für einen bestimmten Arbeitsmonat. Die Abrechnung des Arbeitslohnes des Arbeitnehmers muss zumindest in Textform erfolgen.In der Praxis kommt es immer wieder zu Problemen im Bezug auf die Erteilung von Lohnabrechnungen, die sogar soweit gehen können, dass der Arbeitnehmer gezwungen ist eine entsprechende Abrechnung des Lohnes beim Arbeitsgericht einzuklagen. Mit Sicherheit ist dies nicht die beste Variante, da ein entsprechender Zeitaufwand und unter Umständen, sofern dies über einen Rechtsanwalt erfolgt, natürlich auch ein Aufwand von Geld erfordert.
Was ist der Unterschied zwischen einer Lohnbescheinigung und einer Lohnsteuerbescheinigung?
Die Lohnsteuerbescheinigung oder auch in Jahresendbescheinigung genannt, ist etwas völlig anderes als eine Lohnbescheinigung. Die Lohnbescheinigung erhält der Arbeitnehmer, wenn sich dessen Lohn ändert, monatlich. Die Lohnsteuerbescheinigung ist eine Bescheinigung für das Finanzamt, die einmal im Jahr für das Kalenderjahr erteilt wird. Hierbei geht es darum, dass der Arbeitgeber ja u.a. die Lohnsteuer an das Finanzamt abführen muss und dem Finanzamt eine entsprechende Bescheinigung zu übersenden hat.
elektronische Lohnsteuerbescheinigung 2021
Früher war es auch so, dass die Arbeitnehmer noch eine Lohnsteuerkarte beim Arbeitgeber jährlich abgeben mussten. Dies ist mittlerweile alles seit 2013 nicht mehr notwendig. Es läuft seit diesem Zeitraum alles elektronisch beim Finanzamt ein.Die Lohnsteuerbescheinigung wird elektronisch beim Finanzamt durch den Arbeitgeber eingereicht. Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf einen Ausdruck.
Wo ist die Lohnabrechnung gesetzliche geregelt?
Eine gesetzliche Regleung über die Erteilung einer Lohnabrechnung findet man in § 108 der Gewerbeordnung.
In § 108 GewO heißt es:
(1) Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.
(2) Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.
Besteht immer ein Anspruch auf Erteilung einer Lohnbescheinigung?
Nein, wie die gesetzliche Regelung bereits sagt, besteht ein Anspruch auf Erteilung der Lohnabrechnung erst wenn zwei Voraussetzungen vorliegen:
- der Lohn muss gezahlt sein und
es muss eine Änderung zum Vormonat geben
Faktisch heißt dies, dass wenn das Gehalt jeden Monat gleich ist, der Arbeitnehmer nur einen Anspruch auf Erteilung der ersten Lohnabrechnung, also für den ersten Monat hat. Für die weitere Monate besteht kein Anspruch auf Erteilung einer Gehaltsabrechnung.
Darüber hinaus besteht ein Anspruch nur dann, wenn der Arbeitgeber tatsächlich den Lohn gezahlt hat. Steht also Lohn aus, selbst wenn dieser bereits fällig ist und der Arbeitgeber sich im Zahlungsverzug befindet, kann man eine Lohnabrechnung nicht einklagen. Erst muss der Arbeitslohn gezahlt werden.
In welcher Form muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung erteilen?
Aus der obigen gesetzlichen Regelung ergibt sich, dass die Abrechnung des Arbeitslohnes nicht mehr schriftlich erfolgen muss, sondern nur noch in Textform. Früher war dies einmal anders. Da war die Schriftform vorgeschrieben. Der Arbeitgeber kann also die entsprechen Abrechnung auch zum Beispiel als elektronisches Dokument übersenden.
Muss der Arbeitgeber die Gehaltsbescheinigng übersenden?
Nein, der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Übersendung der Gehaltsabrechnung. In der Praxis werden die Lohnabrechnungen überwiegend per Post an die Arbeitnehmer geschickt.
Holschuld keine Schickschuld des Arbeitgebers
Gesetzlich besteht aber kein Übersendungsanspruch. Die Gehaltsabrechnung ist eine Holschuld. Arbeitnehmer muss im schlimmsten Fall diese beim Arbeitgeber abholen. Arbeitgeber braucht diese nur bereitstellen und den Arbeitnehmer über die Bereitstellung informieren.
In bestimmten Fällen kann aber davon abgesehen werden, denn es dem Arbeitnehmer unzumutbar ist (Sitz des Arbeitgeber ist weit entfernt) die Abrechnung abzuholen
Wie lange muss der Arbeitnehmer die Lohnzettel aufbewahren?
Während der Arbeitgeber konkrete Pflichten hat im Bezug auf die Aufbewahrung der Lohnabrechnungen des Arbeitnehmers bzw. seiner Arbeitnehmer, gibt es keine gesetzliche Regelung, wonach der Arbeitnehmer über einen bestimmten Zeitraum die Lohnzettel aufbewahren muss. Es ist aber trotzdem ratsam diese mehrere Jahre aufzubewahren, wobei eine Aufbewahrung der Lohnbescheinigungen in Papierform nicht notwendig ist.
Aufbewahrung der Lohnzettel elektronisch ausreichend
Es ist heute kein großer Aufwand mehr, die entsprechenden Bescheinigungen einzuscannen und elektronisch aufzubewahren. Dies kann im schlimmsten Fall auch bei der Frage entsprechende Rentenversicherungsbeiträge bzw. beim Bezug einer Rente später eine Relevanz haben.
Wie lange muss der Arbeitgeber die Lohnbescheinigung aufbewahren?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unternehmen / Arbeitgeber beträgt nach §41 Einkommenssteuergesetz (EStG) für Lohnunterlagen 6 Jahre. Hierunter fallen auch Verdienstabrechnungen sowie abgerufene elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale.
Ist die Lohnabrechnung ein Schuldanerkenntnis?
Nach dem Bundesgerichtshof enthält eine Entgeltabrechnung grundsätzlich kein Schuldanerkenntnis im Sinne der §§ 781 ff BGB. Der Arbeitgeber teilt mit der Lohnabrechnung dem Arbeitnehmer nur die Höhe des Entgelts und sonstiger Ansprüche mit. Dies ist eine bloße Wissenserklärung und kein Anerkenntnis der Lohnhöhe (BAG, Urteil vom 19.3.2019, 9 AZR 881/16).
FAQ – häufige Fragen
Nachfolgend werden häufige Fragen zur Problematik der Lohnabrechnungen beantwortet:
Was ist das Sinn und Zweck einer Lohnabrechnung?
Zweck der Lohnbescheinigung ist eine transparente Entgeltabrechnung. Der Arbeitnehmer soll die Berechnung des Entgeltanspruches nachvollziehen und überprüfen können. Damit hat er im schlimmsten Fall auch die Möglichkeit gegen Fehler in der Abrechnung vorzugehen bzw. zu erkennen, ob der komplette Lohn gezahlt wurde.
Bei welchem Gericht kann auf Abrechnung des Lohnes klagen?
Für Klage auf Erteilung der Lohnabrechnung ist das Arbeitsgericht zuständig. Zu beachten ist aber, dass ein Anspruch auf Erteilung einer Lohnabrechnung nicht immer besteht. Es ist oft besser direkt auf die Lohnzahlung zu klagen.
Bei welchem Gericht kann man die Korrektur einer Gehaltsabrechnung einklagen?
Hier ist das Sozialgericht zuständig und nicht das Arbeitsgericht. Wer also eine Lohnabrechnung – aus welchen Gründen auch immer – korrigieren lassen möchte, muss dies beim Sozialgericht machen.
Enthält die Lohnabrechnung ein Schuldanerkenntnis des Arbeitgebers?
Nach dem Bundesarbeitsgericht enthält eine Entgeltabrechnung des Arbeitgebers kein Schuldanerkenntnis iSd §§ 781 ff BGB. Der Arbeitgeber teilt dem Arbeitnehmer in der Abrechnung nur die Höhe des Arbeitsentgelts und sonstiger Ansprüche mit. Nach der Rechtsprechung liegt darin eine bloße Wissenserklärung. Die Abrechnung hat nach herrschender Meinung nicht den Zweck die Entgeltansprüche des Arbeitnehmers verbindlich festzulegen. Dies hat zur Konsequenz, dass bei einem Irrtum des Arbeitgebers – zum Beispiel bei zu hohen abgerechneten Lohn kann – sich der Arbeitnehmer nicht darauf berufen kann. Der Arbeitgeber kann dies also korrigieren.
Kann der Arbeitnehmer noch Ansprüche geltend machen, wenn im Vergleich steht, dass die Vergütung ordnungsgemäß abgerechnet ist?
Oft werden vor dem Arbeitsgericht – gerade in Kündigungsschutzstreitigkeiten – Vergleich geschlossen. Dort steht dann manchmal folgender Satz:
Die Parteien sind sich einig, dass der Lohn bis zum Beendigungszeitpunkt ordnungsgemäß abgerechnet wurde.
Wenn nun der Arbeitnehmer später feststellt, dass er nach Ansprüche auf Vergütung hat und der Arbeitgeber nicht alles gezahlt hat, stellt sich die Frage, ob die obige Klausel die Geltendmachung dieser Ansprüche ausschließt.
kein Ausschluss der Ansprüche bei Formulierung: “ordnungsgemäße Abrechnung”
Die Rechtsprechung geht davon aus, dass der Arbeitnehmer die Ansprüche noch geltend machen kann, sofern kein Ausschlussklausel im Vergleich steht. Vereinbaren nämlich Arbeitnehmer und Arbeitgeber, das bestehende Arbeitsverhältnis “ordnungsgemäß abgerechnet sei”, so betrifft dies umgekehrt auch nicht etwaige offene Vergütungsansprüche des Arbeitnehmers, denn die Abrechnung ist ja kein Schuldanerkenntnis.
Gibt § 108 GewO dem Arbeitnehmer einen selbstständigen Abrechnungsanspruch zur Vorbereitung einer Lohnklage?
Nein, § 108 GewO regelt keinen selbstständigen Abrechnungsanspruch zur Vorbereitung eines Zahlungsanspruchs (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 10.1.2007, 5 AZR 665/06). Steht Lohn aus und auch die Abrechnung, dann wäre es falsch auf Erteilung der Abrechnung zu klagen und dann auf den Lohn. Eine solche Klage hätte keine Erfolg, da ja die Lohn gezahlt sein muss, bevor man einen Abrechnungsanspruch hat.
Besteht ein Abrechnungsanspruch schon vor der Lohnzahlung?
Nein, siehe oben. Die Lohnabrechnung bezweckt die Information über die erfolgte Entgeltzahlung, so dass ein Anspruch auf Abrechnung vor der Zahlung ausscheidet (so das Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16.12.2015, 5 AZR 567/14). Ein Abrechnungsanspruch ist von daher vor der Lohnzahlung auch nicht einklagbar (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 14.9.2016, 4 AZR 1006/13).
Was muss eine richtige Entgeltabrechnung enthalten?
Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung muss enthalten:
- den Abrechnungszeitraum
- Art und Höhe des Arbeitsentgelts
- alle weiteren Vergütungen(z.B. Sachzuwendungen)
- Art und Höhe von Zuschlägen
- Zulagen
- sonstige Vergütungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld)
Weitere Vorgaben zum Inhalt der Bescheinigung regelt § 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung, die das Bundesministerium für Arbeit und Soziales nach § 108 III 1 erlassen hat.
Wann ist die Lohnbescheinigung fällig?
Fällig ist der Anspruch auf die Lohnabrechnung in Textform bei der Auszahlung des Arbeitslohnes. Bei Barzahlung ist dies der Zeitpunkt der Übergabe des Geldes. Bei einer Überweisung (bargeldloser Zahlung) der Zeitpunkt des Eingangs des Geldbetrags auf dem Konto des Arbeitnehmers.
Wann besteht ein Anspruch auf eine Neuausstellung der Arbeitslohnbescheinigung?
Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Neuerstellung einer Lohnabrechnung kommt nur dann in Betracht, wenn die vorgelegte Abrechnung des Arbeitgebers völlig unbrauchbar ist (so Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 9.11.1999, 9 AZR 771/98).
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Bus: 191, 192, 195 (Marzahner Promenade) •
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S-Bahn: S 7 (S-Bahnhof Marzahn)
Achtung:Der Eingang der Kanzlei befindet sich nicht auf der Seite zum Eastgate (dort ist eine Bank), sondern auf der “Straßenseite” gegenüber dem Kinderspielplatz.